Einverständnis des Rechnungsempfängers erforderlich beim Versand elektronischer Rechnungen

Welche Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, damit Rechnungen auch auf elektronischem Wege verschickt werden können?

Rechnungen dürfen per einfacher E-Mail versendet werden. Der Gesetzgeber hatte bereits im September ein neues Steuervereinfachungsgesetz auf den Weg gebracht. Die darin enthaltene Neuregelung in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) war am 1.  Juli 2011 in Kraft treten.

Bis Sommer 2011 durften elektronische Rechnungen nur mittels qualifizierter elektronischer Signatur nach dem Signaturgesetz oder über den elektronischen Datenaustausch  (EDI) versendet werden. Nach der jetzt geltenden Gesetzesfassung können Onlinehändler aber auch die einfache elektronische Übermittlung wählen. Solange es innerbetriebliche Kontrollverfahren gebe, „die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können“ (§ 14 Abs. 1 UStG), dürfen Rechnungen daher auch per E-Mail gegebenenfalls mit PDF- oder Textdateianhang, über Computer-Fax, per Web-Download oder per DE-Mail usw. versendet werden.

Was muss in der Rechnung enthalten sein?
Nach § 14 Abs. 4 UStG  muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• Steuernummer beim Finanzamt oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• gelieferte Ware oder  Leistung,
• Leistungszeitpunkt
• nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung,
• ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG
• bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“.

Einverständnis des Rechnungsempfängers
Um  Kunden eine elektronische Rechnung zusenden zu dürfen, ist deren Einverständnis erforderlich. Dazu kann eine entsprechende Klausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden, die das regelt.