Schatten-IT als Risiko für Unternehmer: Nutzung privater Software bei der Arbeit

Unternehmen sind rechtlich dann vor Herausforderungen gestellt, wenn Mitarbeiter für ihren Arbeitseinsatz eigene IT-Produkte verwenden. Neben dem Einsatz eigener Hardware wie etwa Notebook, Tablet oder Smartphone, kann es für die Verantwortlichen auch kritisch werden, wenn unternehmensfremde, nicht ordnungsgemäß lizensierte Software von den Mitarbeitern verwendet wird. Diese sog. „Schatten-IT“ ist gegeben, wenn ohne Kenntnis der IT-Verantwortlichen neben der offiziellen IT-Infrastruktur eines Unternehmens in dessen Fachabteilungen andere, „inoffizielle“ informationstechnische Systeme, Prozesse und Organisationseinheiten bestehen. Eine Definition findet sich z.B. http://kips.htwg-konstanz.de/images/PDF-Content/broschuere.pdf. 
Für die Unternehmensinhaber können sich dabei bestimmte Haftungsfragen stellen, die den Verantwortlichen oft nicht bewusst sind. Im Folgenden soll beispielhaft geklärt werden, ob ein Unternehmen bzw. dessen Inhaber für die Urheberrechtsverletzung seines Mitarbeiters haftbar gemacht werden kann. Ist es also problematisch, wenn z.B. der Außendienstmitarbeiter bei seinen Kundengesprächen sein privates Tablet nutzt, das mit einem nichtordnungsgemäß lizensierten Betriebssystem läuft oder ein Mitarbeiter etwa während der Arbeitszeit auf seinen privaten Facebook-Account ein urheberrechtlich geschütztes Bild hoch lädt ohne dabei über die erforderliche Berechtigung zu verfügen?

•  Keinesfalls haftet ein Unternehmen, wenn die Urheberrechtsverletzung des Mitarbeiters allein diesem zugute kommt. Dies gilt selbst dann, wenn die Handlung in den Räumlichkeiten des Unternehmens stattgefunden oder hierfür Betriebsmittel verwendet wurden. Wegen der oben genannten Bilderrechtsverletzung würde in diesem Zusammenhang daher keine Haftung für den Unternehmer entstehen.
• Anders sieht die Sache jedoch aus, wenn die Urheberrechtsverletzung im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters steht. Gemäß § 99 Urhebergesetz (UrhG) haftet der Inhaber eines Unternehmens grundsätzlich auch für Urheberrechtsverletzungen die von seinen Mitarbeiter im Zusammenhang mit ihrer Beauftragung begangen haben. Das Unternehmen kann somit schon mal auf Unterlassung und Beseitigung in Anspruch genommen werden. Besonders unangenehm für den Unternehmensinhaber ist das ganze deshalb, weil er auch dann haftet, wenn die Rechtsverletzung ohne seine Kenntnis und sogar gegen seinen Willen erfolgt ist. Er haftet verschuldensunabhängig. Diese Haftung gilt dabei nicht allein für Arbeitnehmer, sondern kann unter Umständen auch für Freelancer, externe Berater, aber auch etwa für Subunternehmer mitumfasst sein. Nach § 99 UrhG muss die Rechtsgutsverletzung dabei „im Unternehmen“ begangen worden sein. Dies ist dabei nicht räumlich sondern funktional zu sehen. Die Urheberrechtsverletzung muss folglich innerhalb des jeweiligen Tätigkeitsbereichs des Arbeitnehmers oder Beauftragten erfolgt sein.

Fazit: Erfolgt eine widerrechtliche Softwarenutzung durch einen Mitarbeiter in Zusammenhang mit dessen Arbeit/Auftrag, kann der Unternehmensinhaber jedenfalls auf Unterlassung und Beseitigung von dem jeweiligen Rechteinhaber in Anspruch genommen werden. Zur Vorbeugung könnten sich entsprechende Nutzungsrichtlinien für den Umgang mit privat erworbener Software im Unternehmen etwa in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen herangezogen werden.
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