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Muster Verarbeitungsverzeichnis Nach Art. 30 DSGVO Zum Kostenfreien Download

Muster Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO zum kostenfreien Download

Mit dem Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Dokumentationspflichten für Unternehmen erheblich erweitert worden. RESMEDIA bietet ein Muster im Excel-Format zum kostenfreien Download an.

Was ist das Verarbeitungsverzeichnis?

Nach Art. 30 DSGVO sind Verantwortliche dazu verpflichtet, eine Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten in ihrem Unternehmen anzufertigen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es handelt sich also um Datenverarbeitungen von Namen, Kundendaten, Personaldaten, E-Mail-Adressen, IP-Adressen und andere. Diese können beispielsweise in E-Mail-Programmen wie Outlook oder auch in einer Buchhaltungssoftware, in einem Newsletter-Tool oder einem Kundenmanagementsystem verarbeitet werden.

Wozu ist das Verarbeitungsverzeichnis wichtig?

Auf Anfrage der Aufsichtsbehörde ist dieser das Verarbeitungsverzeichnis vollständig zur Verfügung zu stellen. Verstöße gegen die Vorschriften zum Führen oder Zur-Verfügung-Stellen des Verzeichnisses können von den Datenschutzbehörden mit Bußgeldern geahndet werden.

Wen trifft die Verpflichtung zum Führen des Verarbeitungsverzeichnisses?

Die Pflicht zum Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses trifft praktisch jedes Unternehmen. Zwar sollen nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern von dieser Verpflichtung ausgenommen sein, es sei denn,

  • die Datenverarbeitung birgt ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen,
  • oder die Verarbeitung erfolgt nicht nur gelegentlich
  • oder die Datenverarbeitung betrifft besondere Datenkategorien wie etwa Gesundheitsdaten oder strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.

Im Zeitalter der Digitalisierung wird es kaum ein Unternehmen geben, das personenbezogene Daten nur gelegentlich verarbeitet, so dass die Ausnahme für kleine Unternehmen praktisch kaum relevant sein wird. Auch kleine Unternehmen werden in der Praxis daher grundsätzlich das Verarbeitungsverzeichnis führen müssen. Da zu einer Kontrolle der Datenschutzbehörden nahezu immer eine Kontrolle des Verarbeitungsverzeichnisses gehört, ist es ein wichtiger Grundstein für jedes Unternehmen, um datenschutzrechtlichen Sanktionen zu vermeiden.

Was muss in das Verarbeitungsverzeichnis?

Was im Verarbeitungsverzeichnis stehen muss, ist ebenfalls in Art. 30 DSGVO geregelt. Es müssen die wesentlichen Angaben zur Datenverarbeitung aufgeführt werden, wie

  • der Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen,
  • Zwecke der Verarbeitung,
  • die Datenkategorien (bspw.: Gesundheitsdaten, genetische Daten)
  • der Kreis der betroffenen Personen,
  • die Datenempfänger,
  • die vorgesehenen Fristen zur Löschung
  • und welche technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzniveaus getroffen wurde.

Nach Art. 30 Abs. 3 DSGVO ist das Verarbeitungsverzeichnis schriftlich oder elektronisch zu führen und sollte in Deutschland in deutscher Sprache geführt werden, da die Amtssprache der Verwaltung Deutsch ist (§ 23 I Verwaltungsverfahrensgesetz, VwVfG). Vor Einführung der DSGVO im Mai 2018 waren Verarbeitungsverzeichnisse im deutschen Datenschutzrecht als Verfahrensverzeichnisse bekannt. Vor 2018 erstellte Verfahrensverzeichnisse können als Grundlage für Verarbeitungsverzeichnisse dienen, da die Inhalte an vielen Stellen gleich sind.

Was enthält das Muster Verarbeitungsverzeichnis von RESMEDIA?

Das Muster zum Verarbeitungsverzeichnis von RESMEDIA geht über die inhaltlichen Anforderungen, die Art. 30 DSGVO an Unternehmen stellt, hinaus. Das hat den Vorteil, dass datenschutzrechtlich alle wichtigen Informationen in einem Dokument zentral und übersichtlich aufgelistet sind, die auch sonst im Unternehmen benötigt werden. Es können daher umfangreich alle Berührungspunkte der datenschutzrechtlichen Prozesse mit der DSGVO erfasst werden, so dass das Dokument nicht nur der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften dient, sondern gleichzeitig eine umfassende, datenschutzrechtliche Analyse sowie eine übersichtliche Datenschutzdokumentation im Unternehmen ermöglicht.

 

RESMEDIA Muster Verarbeitungsverzeichnis

Muster für ein Verarbeitungsverezichnis nach Art. 30 DSGVO

Muster Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO
April 2018, Excel-Datei, 18 KB

 

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Bildnachweis für diesen Beitrag: © yotto – stock. adobe. com
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