Checkliste zum Mehraufwand im IT-Projekt

Mehraufwand im IT-Projekt ist immer wieder ein Streithema zwischen den Vertragsparteien. Selten wird ein IT-Projekt durchgeführt, wie es anfänglich bei Vertragsschluss im Pflichtenheft vorgesehen war. Ändern sich z.B. die Vorstellungen des Kunden zeigt sich im Laufe der Projektdurchführung, dass diese nicht umsetzbar sind oder wird z.B. während des Projekts eine neue Hardware angeschafft, führt dies beim Softwareanbieter zu Mehraufwand und wirkt sich negativ auf vereinbarte Termine aus. Zudem kann das ursprünglich veranschlagte Budget schnell außer Kontrolle geraten. Unsere Checkliste gibt einen Überblick, was Auftraggeber und Auftragsnehmer im IT-Vertrag regeln sollten.

Das Problem mit Mehraufwand und Change Requests

Verlangt der Kunde, bestimmte Anpassung an der bestellten Software vorzunehmen, wird von sogenannten Change Requests gesprochen. Hiervon zu unterscheiden sind sog. „unvermeidbare Änderungen“. Diese sind gemäß der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs von dem Anbieter von vornherein in dem IT-Projekt mit einzukalkulieren.

Will der Anbieter die Softwareherstellung zur Zufriedenheit seines Kunden abschließen, muss er gezwungenermaßen Umstände, die während der Projektentwicklung sich verändern, mit berücksichtigen. Dies erwartet jedenfalls der Kunde.

Change Requests berühren eine Vielzahl von Vertragsbestandteilen. Insbesondere wird die vertraglich geschuldete Hauptleistung tangiert, diese soll ja gerade geändert werden. Aber auch Termine, Fristen, Projektverantwortung- und Organisation und nicht zuletzt die Vergütung können betroffen sein. Fordert der Kunde zudem eine Vielzahl von Änderungen, kann er den Anbieter hierdurch faktisch Schachmatt setzen.

Änderungsaufwand ist daher für den Softwareanbieter in der Regel risikobehaftet. Um das Kostenrisiko zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein einheitliches Change Request Verfahren in den zugrundeliegenden Vertrag mit aufzunehmen.

Was sollte im Vertrag zum Mehraufwand im IT-Projekt geregelt sein?

Festzuhalten ist, dass, im Gegensatz zur Mangelbeseitigung, der Softwarehersteller zur Erfüllung von Change Requests eine zusätzliche Vergütung verlangen kann. Zunächst muss geprüft werden, inwiefern die gewünschte Änderung überhaupt realisiert werden kann. Insofern sollte klar geregelt werden, ob für diese Prüfung eine Vergütung zu zahlen ist.

Kann dem Änderungswunsch entsprochen werden, sollte das Pflichtenheft einschließlich der vereinbarten Termine entsprechend angepasst werden.

Praxistipp

Besonders bei größeren und langwierigen IT-Projektverträgen sollten sich Anbieter und Kunde auf ein einheitliches Change Request Verfahren einigen. Folgende Punkte könnten in eine solche Vereinbarung mit aufgenommen werden:

• Änderungsverlangen sollten schriftlich erfolgen,
• Definition, wann liegt ein Change Request vor,
• Bei größeren Projekten muss feststehen, wer überhaupt berechtigt ist, ein Änderungsverlangen einzubringen,
• Mit welchem Inhalt kommt die Änderungsvereinbarung zustande?
• Welche Leistungen sind bis zur Einigung über den Change Request vom Anbieter zu erbringen? Kommt es zu einem Projekt-Stopp oder soll dieses während der Änderungsprüfung fortgesetzt werden?
• Prüfung des Change Request,
• Auswirkungen des Prüfungsverfahrens über Ausfallzeiten,
• Vergütungsvereinbarung,
• Verfahren bei Ablehnung einer Änderung usw.

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