So geht das mit der Abnahme beim IT-Projekt

Die Abnahme beim IT-Projekt stellt einen wesentlichen Knackpunkt in der Zusammenarbeit dar. Ist der Vertrag als Werkvertrag ausgestaltet, muss schon von Gesetzes wegen eine Abnahme erfolgen. Unter der Abnahme wird allgemein die „körperliche Entgegennahme des Werks“, also hier der Software verstanden. Hinzu kommen muss die Erklärung des Bestellers, dass das Werk als vertragsgemäße Leistung im Wesentlichen anerkannt wird. Die Abnahme ist deshalb von so entscheidender Bedeutung, da mit ihr bestimmte Rechtsfolgen für das gesamte IT-Projekt verbunden sind.

Das sind die Folgen einer Abnahme beim IT-Projekt im Überblick:

Entgegennahme der geschuldeten Leistung unter Anerkennung ihrer Vertragsmäßigkeit
Fälligkeit des Zahlungsanspruchs für den Softwarehersteller (falls nichts anderes vereinbart wurde, werden auch alle bis dahin noch offenen Forderungen des Auftragnehmers fällig)
Entstehung möglicher Mängelgewährleistungspflichten
Verjährungsbeginn für diese Mängelrechte
Gefahrübergang/Beweislast für Mängel trifft ab diesem Zeitpunkt den Kunden

Der Softwareanbieter hat dabei einen rechtlichen Anspruch gegen seinen Kunden auf Abnahme. Im Werkvertragsrecht heißt es in § 640 Absatz 1 BGB dazu:

„Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen, sofern nicht nach der Beschaffenheit des Werkes die Abnahme ausgeschlossen ist. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Der Abnahme steht es gleich, wenn der Besteller das Werk nicht innerhalb einer ihm vom Unternehmer bestimmten angemessenen Frist abnimmt, obwohl er dazu verpflichtet ist.“

Was ist vor der Abnahme zu beachten?

a) Prüfung der Funktionsfähigkeit

Üblicherweise sind der Abnahme einer individuell erstellten Software sogenannte Funktionalitätstests vorgeschaltet. Dauer und Umfang solcher Tests können je nach Komplexität der Software unterschiedlich sein. Wichtig ist vor allem, im Vertrag möglichst detailliert festzuhalten, wie die Abnahmeprozedur aussehen soll und welche Abnahmekriterien gelten sollen. Wird z.B. ein Testmanager benötigt oder soll der Softwarebesteller ein Testsystem zur Verfügung stellen, ist dies in den Vertrag mitaufzunehmen.

Wegen unwesentlicher Mängel kann der Besteller die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Absatz 1 S. 2 BGB). Zwischen den Vertragsparteien kann es jedoch streitig werden, was ein unwesentlicher Mangel bei einer komplexen Software sein soll. Um Streitigkeiten in diesem Zusammenhang zu vermeiden, ist es für die Vertragsparteien vorteilhaft, im Vertrag Fehlerklassen bzw. Mängelkategorien festzulegen.

Vereinbaren die Vertragsparteien keine Durchführung eines Testfalls, kann der Besteller entscheiden, wie er die Software prüft.

b) Installation und Personalschulung

Ist im Rahmen eines IT-Projektvertrages nicht nur die Erstellung einer Individualsoftware geschuldet, sondern auch die Installation der Software beim Kunden oder aber auch die Schulung des Personals, führt dies dazu, dass zunächst diese Zusatzleistungen durchzuführen sind, bevor die Abnahme erfolgen kann. Andernfalls ist der Besteller in solchen Fällen schon gar nicht in der Lage, die Software auf ihre Ordnungsgemäßheit hin zu überprüfen.

Die formelle Abnahme beim IT-Projekt

Zu beachten ist, dass in jedem Fall vertraglich die Verpflichtung zu einer schriftlichen Abnahme (Abnahmeprotokoll) festgelegt sein sollte. Für den Anbieter ist es dabei nicht zu empfehlen, stattdessen dem Kunden die produktive Nutzung der Software zu überlassen und auf eine formelle Abnahme zu verzichten. Dies kann sich für den Softwareanbieter sehr nachteilig auswirken. Die formelle Abnahme dient nämlich als Nachweis für die vertragliche Erfüllung. Schließt sich nämlich nach der Produktivsetzung der Software etwa ein Pflegevertrag an oder sollen weitere Leistungen erbracht werden, wird es ohne den entsprechenden Nachweis für den Anbieter schwierig nachzuweisen, was zu welchem Zeitpunkt vertragsgemäßer Zustand der Software war. Gerade bei komplexen Systemen empfiehlt es sich ohnehin genau zu bezeichnen, welche Funktionen zu welchem Zeitpunkt für welchen Leistungsteil mit welchem Ergebnis getestet wurden, da aus einer fehlenden oder nicht dokumentierten Prüfung die Billigung des Kunden abgeleitet werden kann.
Problematisch sind auch Teilabnahmen, da vielfach erst in der Gesamtprüfung wichtige Funktionen des abzunehmenden Leistungsteils feststellbar sind. Hier wird in der Regel ein entsprechender Abnahmevorbehalt im Abnahmeprotokoll ausdrücklich erklärt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist eine umfangreiche Dokumentation. Bestehen nach einer (zumutbar) umfangreichen Abnahmeprüfung nicht erkennbare Mängel, bleiben diese aber unberührt.

Was passiert, wenn der Kunde die Abnahme verweigert?

Kommt es vor, dass der Kunde, aus welchen Gründen auch immer, eine Abnahme verweigert, kann der Softwareanbieter ihm eine Frist zur Abnahme setzen. Mit Ablauf der Frist fingiert das Gesetz die Abnahme mit all ihren Rechtsfolgen.

Fazit: Das müssen Sie zur Abnahme im IT-Projektvertrag regeln!

Die Parteien sollten zwingend die folgenden Punkte im Rahmen und bei der Vereinbarung einer Abnahme beachten bzw. regeln:

Wer führt die Abnahme durch?
Was wird abgenommen?
Wie wird abgenommen? Welche Verfahren werden hierzu verwendet?
Womit wird abgenommen? Testsystem und Testdaten
Ggfls. einen Abnahmevorbehalt im Abnahmeprotokoll festhalten
Wogegen wird abgenommen? Sollspezifikation
Wann wird abgenommen?

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