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Warum ein IT-Projektvertrag wichtig für ein erfolgreiches IT-Projekt ist

 

Ein IT-Projektvertrag regelt die Entwicklung einer Software. Mit dem IT-Projekt wird ein komplexer Prozess in Gang gesetzt. Zu Beginn sind Auftraggeber und Auftragnehmer meist sehr zuversichtlich, so dass rechtliche Grundlagen in Form von Verträgen gerne vernachlässigt werden. Häufig rächt sich das jedoch, denn es ist eher die Ausnahme als die Regel, dass ein IT-Projekt wirklich reibungslos verläuft.

Im Gegenteil: Die meisten IT-Projekte gelangen irgendwann in die berühmte „Projektschieflage“: Das Projekt läuft nicht wie erwartet, der Auftraggeber verweigert Abschlagszahlungen, der Auftragnehmer stellt daraufhin seine Arbeiten bis auf Weiteres ein. Es droht das Scheitern des Projekts mit anschließendem Gerichtsprozess, der in der Regel Jahre dauert und äußerst kostenintensiv ist. Und der Ausgang ist ungewiss.

Gibt es in einer solchen Situation keinen klaren IT-Projektvertrag, ist es eher schwierig, eine einvernehmliche, außergerichtliche Lösung zu finden. Denn: beide Seiten müssen Zugeständnisse machen. Es geht Zeit und vor allem auch Geld verloren. Wirkliche Gewinner gibt es in diesem Szenario nicht, es geht hier nur noch um eine Schadensbegrenzung.

Dabei lässt sich eine solche Situation häufig vermeiden, wenn die Parteien vor Beginn des Projekts einfach einen  praktikablen Projektvertrag aushandeln, mit dem man „arbeiten“ kann. Hier werden vorab die Grundlagen des Projekts festgelegt und schriftlich fixiert. Wichtig sind dabei insbesondere folgende Punkte:

Regelung im IT-Projektvertrag: WAS ist vom Auftragnehmer konkret zu leisten?

Früher wurde in der Regel nach dem klassischen “Wasserfallmodell“ verfahren. Dazu muss der Auftraggeber ein umfangreiches Lastenheft vorlegen, in dem sämtliche Anforderungen detailliert enthalten sind. Dadurch wird der Leistungsinhalt genau definiert.

Heute werden jedoch meist agile Methoden angewendet. In dem Fall werden die Anforderungen zu Beginn des Projekts nur noch rudimentär festgelegt, damit mit der Programmierung möglichst schnell und flexibel begonnen werden kann. Das führt jedoch oftmals zu Problemen, wenn es im Projekt um die Umsetzung im Detail geht und die Vorstellungen beider Seiten auseinandergehen.

Dies lässt sich jedoch vermeiden. Denn auch bei agilen Methoden lassen sich die Anforderungen im Vertrag deutlich konkreter abbilden, als dies in reinen Angeboten meist der Fall ist. Das ist dann zwar noch immer kein klassisches Lastenheft, hilft aber schon deutlich weiter.

IT-Projektvertrag

 

Auch das gehört in den IT-Projektvertrag: WIEVIEL soll das IT-Projekt kosten?

In der Praxis möchte der Auftragnehmer am liebsten nach Aufwand abrechnen, der Auftraggeber möchte jedoch Planungssicherheit und eher einen Festpreis vereinbaren. Da bei agilen Methoden der Leistungsinhalt nur grob umrissen ist, gibt der Auftragnehmer im Angebot in der Regel nur eine unverbindliche Kostenschätzung ab. Entwickelt sich die Software im Projekt dann nicht nach den Vorstellungen des Auftraggebers, rechnet der Auftragnehmer für gewünschte Änderungen eine zusätzliche Vergütung ab, die den Rahmen der Kostenschätzung übersteigt. Damit ist der Auftraggeber aber meist nicht einverstanden, weil er diese Arbeiten als „Nachbesserungen“ ansieht. Auch hier liegt großes Konfliktpotential, das sich durch entsprechende Regelungen im IT-Projektvertrag vorab deutlich verringern lässt.

Nicht vergessen im IT-Projektvertrag: WANN soll das Projekt fertig werden?

Der Auftraggeber benötigt Planungssicherheit zur Fertigstellung des Projekts. Verzögerungen werden häufig teuer, da zum Beispiel Marketingmaßnahmen bereits anlaufen und Personal eingestellt wurde. Bei der Anwendung agiler Methoden kommt es jedoch häufig zu Änderungen oder Erweiterungen der ursprünglich angedachten Leistung, so dass ein Fertigstellungstermin vorab nur schwer festgelegt werden kann. Sagt der Auftragnehmer hier einen konkreten Termin zu, geht er ein großes wirtschaftliches Risiko ein. Es ist deshalb sinnvoll bereits vorab zu regeln, in welchen Fällen Termine verschoben werden dürfen.

Fazit

Werden sich beide Seiten vorab darüber klar, wie die genannten Punkte behandelt werden sollen, ist bereits ein Großteil des möglichen Konfliktpotentials ausgeräumt. Die Vertragsverhandlungen bieten dazu eine hervorragende Möglichkeit, wenn sie von spezialisierten und erfahrenen Anwälten begleitet werden.

Dabei sind außerdem weitere wichtige Themen, wie etwa die Durchführung von Abnahmen, Change Requests, die Gewährleistung etc., zu behandeln.

Insgesamt hat ein IT-Vertrag nur Vorteile für Sie: Risikominimierung, Streitvermeidung, Kostentransparenz und Kalkulationssicherheit.

Da es sich nach unserer Erfahrung bei Vertragsverhandlungen zu IT-Projekten in aller Regel um konstruktive und positive Prozesse handelt, von denen beide Seiten profitieren, können wir Ihnen nur empfehlen, auch Ihr Projekt vorab auf ein solides rechtliches Fundament zu stellen. Sie werden es nicht bereuen.

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