Das IT-Projekt und die Top 5 Fehler im Vertrag

Ein IT-Projekt wird selten so durchgeführt, wie die Vertragsparteien es sich am Anfang vorgestellt hatten. Oftmals ändern sich die Vorstellungen des Kunden im Projektverlauf, so dass gegebenenfalls besondere Aufwände für Anpassungen anfallen und das ursprünglich veranschlagte Budget schnell überschritten wird. Nicht wenige IT-Projekte geraten früher oder später in Schieflage. Es gibt jedoch diverse Punkte, die im Interesse aller Beteiligten im Vertrag nach §§ 631 ff. BGB zu regeln sind.

Um den Erfolg eines Projekts zu definieren ist es zuvor notwendig, den Scope so genau wie möglich festzulegen. Gerade weil es bei den beliebten agilen Methodiken grundsätzlich nicht erforderlich ist, einen konkreten Scope zu definieren, sollte dieser Punkt nicht aus den Augen verloren werden. Denn die Uneinigkeit darüber, was konkret geschuldet ist und was vergütungspflichtige Mehraufwände bedeutet, bringt IT-Projekte am Häufigsten zum Scheitern. Deshalb ist es auch in agilen Projekten empfehlenswert, den Scope zuvor näher zu definieren, z.B. in gemeinsamen Scoping-Workshops.

Je ausführlicher und detaillierter der Scope definiert ist, desto geringer ist das Streitpotential bezüglich Mehraufwänden und Mängeln.

Häufig wird ein Projekt von den operativ verantwortlichen Personen (Projektleiter) anders gesteuert, als sich das die wirtschaftlich verantwortlichen Personen (Einkäufer, Geschäftsführer) ursprünglich vorgestellt haben. Da diese vom Umsetzungsprozess des Projekts häufig vollständig entkoppelt sind, kommt es zwangsläufig zu Konflikten, insbesondere bei der Entstehung von Mehraufwänden. In diesen Fällen kann es an der Bevollmächtigung des Projektleiters zur Beauftragung der Mehraufwände fehlen. Deshalb ist es unbedingt empfehlenswert, die Kompetenzen bzw. Bevollmächtigungen ausdrücklich im Vertrag festzulegen.

In jedem IT-Projekt ist es notwendig, dass der Auftragnehmer Mitwirkungsleistungen erbringt. Der Umfang variiert je nach Projekt, gerade bei agilen Methodiken sind in der Regel aber sehr umfangreiche Mitwirkungen erforderlich. Soweit Zeitpunkt und Umfang dieser Leistungen bereits im Vorfeld bekannt sind, sollten diese konkret in den Vertrag aufgenommen werden, so dass der Auftragnehmer entsprechend planen kann. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Auftragnehmer die Mitwirkung verweigert bzw. die Leistung im Verantwortungsbereich des Auftraggebers verortet.

In jedem IT-Projekt gibt es Abweichungen vom ursprünglich definierten Scope, sei es wegen Änderungswünschen des Auftragnehmers oder wegen falschen Annahmen in der Planungsphase. Diese werden gerade in agilen Projekten dann ohne Dokumentation meist einfach umgesetzt. Soweit keine feste Vergütung, feste Termine etc. vereinbart sind, stellt dies kein Problem dar. Allerdings wird es in den meisten Fällen verbindliche Absprachen geben, auf die sich die Changes dann ganz erheblich auswirken. Ohne einen Change Prozess und die Dokumentation der vereinbarten Auswirkungen läuft der Auftragnehmer Gefahr, die Vergütung für diese Mehraufwände zu verlieren, wenn der Auftraggeber diese verweigert.

Häufig sind die Parteien froh, wenn Sie den Vertrag zur Umsetzung des Projekts fertig verhandelt haben und mit dem Projekt beginnen können. Dann wurde jedoch meist vergessen sich darauf zu einigen, was nach Fertigstellung des Projekts geschehen soll. Der Auftraggeber sollte jedoch ein erhebliches Interesse daran haben, Planungssicherheit für den Betrieb des fertigen IT-Projekts bereits vor Beauftragung zu erlangen. Es geht dabei um Themen wie Hosting, Pflege und Wartung, Support, Service Level Agreements, Escrow etc. Entsprechende Verträge sollten deshalb parallel zum eigentlichen IT-Projektvertrag vereinbart werden.