18.05.2011

Laut einer aktuellen Studie (TPI) laufen in diesem Jahr 2011 über 500 große Outsourcingverträge aus. In aller Regel werden Outsourcingverträge, mit denen entweder Teile der IT oder die gesamte IT-Abteilung ausgelagert wird, über eine Laufzeit von fünf bis acht Jahren geschlossen.
 

Gegen Ende der Laufzeit stellt sich für den Kunden die Frage, ob der Vertrag verlängert oder beendet werden sollte. Dies hängt zunächst natürlich maßgeblich von der Performance des Outsourcingnehmers ab. Haben sich die Prozesse über die Jahre eingespielt und ist den Wünschen des Outsourcinggebers während der bisherigen Laufzeit, etwa durch zielführendes Change Request Management Rechnung getragen worden, und stimmt insbesondere die Kosten-Nutzen-Relation der Auslagerung, so wird eine Verlängerung des Vertrages eher in Betracht kommen. Anderenfalls stellt sich die Frage, ob die ausgelagerten Bereiche ohne Weiteres in den eigenen Betrieb zurückverlagert werden können (sog. „Re-Insourcing“ oder „Backsourcing“) oder ob evtl. ein anderer Outsourcing-Anbieter (sog. „Second Source Outsourcing“) geeigneter ist.
 

Backsourcing oder Second Source (Multi-Sourcing)

Gegen ein Backsourcing spricht mitunter, dass durch die Auslagerung eigene IT-Mitarbeiter und damit Know How verloren gegangen sind. Hinzu kommt, dass die Infrastruktur, d. h. die Hardware und Software auf den Outsourcingdienstleister übergegangen ist, so dass der laufende Betrieb durch die Vertragsbeendigung unmittelbar gefährdet ist.
 

Sofern der Kunde während der Vertragslaufzeit das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Flexibilität des Outsourcingnehmers verloren hat, was seitens der Kunden häufig berichtet wird, so kann die Lösung auch darin bestehen, die Auslagerung künftig zu splitten, d. h. etwa die Bereiche, die der bisherige Dienstleister im Wesentlichen zufriedenstellend gemeistert hat, weiterhin dem bisherigen Dienstleister zu überlassen und den Vertrag insoweit zu neuen Konditionen zu verlängern, gleichzeitig aber andere Bereiche in den eigenen Betrieb wieder einzugliedern, die realistischer Weise selbst betreut werden können und schließlich für die übrigen Bereiche einen alternativen Dienstleister zu beauftragen. Durch eine solche Multi-Sourcing-Strategie kann das Unternehmen die Kontrolle über die IT-Prozesse zumindest teilweise zurückerlangen und gleichzeitig die Vorteile des IT-Outsourcings weiterhin nutzen.
 

Entscheidet sich das Unternehmen für eine vollständige Verlängerung des bestehenden Outsourcingvertrages, so sollte dieser nach eingehender Analyse der bisherigen Schwachstellen in jedem Falle neu verhandelt werden.
 

Aus Fehlern lernen – Vertragsgestaltung entsprechend danach ausrichten

Unabhängig davon, welche Strategie künftig weiter verfolgt werden soll, bedarf die weitere Planung eine intensive Auseinandersetzung mit den vertraglichen Grundlagen, und zwar sowohl des bestehenden Vertrages als auch der neuen Verträge. Für den Fall, dass die ausgelagerten Bereiche nach der Vertragsbeendigung wieder zurück in das Unternehmen eingegliedert werden sollen, ist darauf zu achten, dass der bestehende Vertrag ein tragfähiges Beendigungsmanagement vorsieht, das eine umfangreiche Beendigungsunterstützung des Outsourcingnehmers vorsieht. Ist dies nicht der Fall, muss ggf. externe Beratung und Unterstützung eingekauft werden. Ein problematischer Aspekt ist häufig der Mitarbeiterübergang nach § 613a BGB, der auch beim Backsourcing eine Rolle spielen kann. Aufgrund der zwingenden gesetzlichen Regelung des § 613a BGB kann es passieren, dass Arbeitsverträge von Mitarbeitern des Outsourcingdienstleisters einschließlich der Rentenansprüche gegen den Arbeitgeber auf den Kunden übergehen. Dieser Fall sollte daher im Rahmen des Zulässigen vertraglich ausgeschlossen werden.
 

Im Falle einer Multi-Sourcing Strategie sollte die Zusammenarbeit zwischen dem bisherigen Dienstleister und dem neuen Dienstleister vertraglich genau definiert werden, um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten. Wenn der bestehende Outsourcingvertrag kein hinreichendes Beendigungsmanagement vorsieht, dann sollte hierzu eine gesonderte Vereinbarung verhandelt werden.
 

Ein weiteres Outsourcing, auch mit einem neuen Dienstleister, sollte vertraglich so aufgesetzt werden, dass den Schwachstellen des Altvertrages in dem neuen Vertragswerk wirksam vorgebeugt wird. Enthielt der bisherige Vertrag etwa kaum Möglichkeiten zur flexiblen Vertragsanpassung während der Laufzeit oder waren die Leistungsbeschreibungen zu unbestimmt, sollte hier unbedingt nachgebessert werden.

Autor: Rechtsanwalt Christian Welkenbach 

E-Mail: welkenbachres-media.net

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